Manter o controle de equipamentos de proteção individual é indispensável em uma empresa. Para isso, deve contar com um modelo de ficha de EPI. Mas é importante que esse documento seja automatizado. Por isso, vamos te ensinar a eliminar as fichas de EPI de papel.  

Mas, antes, vamos entender o básico. A ficha de EPI serve para garantir o monitoramento do uso adequado de cada equipamento, assim como o fornecimento para o colaborador.  

Em geral, essa ficha é feita pelo modelo tradicional, que é o de papel. Porém, esse é um método obsoleto que pode atrapalhar a gestão desses equipamentos. 

Então, o ideal é eliminar as fichas de EPI em papel e começar a utilizar um sistema especializado no controle de EPI. Quer entender melhor como essa tecnologia funciona? Continue acompanhando.  

O que é ficha de EPI? 

Equipamento de proteção individual (EPI) é todo acessório utilizado com objetivo de proteger a integridade física dos colaboradores. Eles também buscam proteger a saúde de modo geral. 

Sendo assim, o seu propósito é aumentar a proteção contra qualquer acidente de trabalho que possa ocorrer.  

Para fazer um gerenciamento eficiente desses equipamentos, é possível contar com uma ficha de EPI. Ela deve trazer o registro de uso dos equipamentos, data de retirada, data de entrega, observações a respeito da qualidade, entre outros. 

Todos esses registros são obrigatórios, de acordo com a NR6. 

Além disso, a ficha de EPI serve para comprovar ao Ministério do Trabalho que sua empresa está fornecendo os equipamentos de forma correta para o colaborador. 

Isso significa que, além de ajudar com a saúde dos profissionais, esse documento serve para evitar multas e manter a empresa de acordo com as exigências da lei. 

Por que devo eliminar as fichas de EPI em papel?

Além de perder tempo com a impressão, o consumo de papel é um desperdício de recursos e dinheiro. Logo, existem muitas vantagens em eliminar as fichas de EPI de papel. Confira quais são a seguir.

Ajuda a economizar tempo 

Uma empresa que elimina o uso do papel consegue economizar mais tempo. Isso acontece devido ao tempo economizado para imprimir e arquivar documentos físicos. Essa atividade demanda tempo e, muitas vezes, pode acontecer a perda de alguns documentos.  

Quando você utiliza um sistema digital para armazenar as fichas de EPI, você mantém a empresa mais organizada e os documentos seguros. Além disso, também poupa muitas horas que podem ser utilizadas para exercer outras funções. 

Libera mais espaço físico e garante a segurança dos documentos 

Além de liberar o espaço físico de armazenamento do papel, guardar os documentos na nuvem traz mais segurança para manter arquivos confidenciais bem guardados. 

Na maioria das vezes, os documentos impressos armazenados estão duplicados ou raramente são acessados. Isso acaba ocupando um espaço desnecessário. 

Além disso, os sistemas para fazer documentos de EPI digitais são criptografados e protegidos contra qualquer acesso indesejado. Os arquivos armazenados digitalmente não correm o risco de se perder em um monte de papel, ou serem danificados ao longo do tempo. 

Ajuda a economizar dinheiro  

Estima-se que as empresas costumam gastar cerca de 5% dos seus lucros em impressão e armazenamento de papel. Eliminar o uso de papel ajuda a reduzir gastos, e automaticamente reduz o tempo voltado para o armazenamento. 

Os colaboradores podem se concentrar em outras atividades, aumentando a produtividade da empresa. 

Torna o negócio mais dinâmico 

Armazenar as fichas de EPI na nuvem ajuda a tornar sua organização mais dinâmica. Isso também serve para poupar o tempo que seria gasto procurando pelo documento. Afinal, se estiver no papel, ele não pode ser acessado em qualquer lugar.

Utilizar ferramentas como o DuaPi.EPI evita vários inconvenientes relacionados à logística dos EPIs. 

O Duapi.EPI tem vários benefícios. Os principais são:  

• Dispensa o uso de papel; 
• Redução do espaço de armazenamento físico e virtual;
• Evita problemas com as planilhas, como os arquivos corrompidos; 
• É de fácil acesso; 
• Ajuda a ter um controle de EPI mais eficiente com base nas métricas do sistema; 
• É mais prático para preencher as fichas;  
• Entrega rápida e descomplicada, poupando o tempo da equipe; 
• Certificado de Aprovação (CA) facilmente conferido.

Gostou de conhecer a tecnologia que vai substituir a sua ficha de EPI em papel? Então cadastre-se para receber mais informações sobre o DuaPi.EPI.